5W2H: o que é e como usar essa ferramenta no meu negócio?

Desenvolver um projeto exige mais do que uma ideia bem consolidada, um time motivado e recursos disponíveis. Para colocar em prática, é essencial ter planejamento, cuidado e objetividade. E como conseguir isso? A resposta está na ferramenta 5W2H.

A utilização do 5W2H é a melhor opção para trazer mais praticidade e organização ao processo de tomada de decisão nos projetos.

O planejamento é fundamental para o sucesso de um projeto ou atividade, pois é nessa fase que é possível avaliar riscos, oportunidades de mercado, opções e o resultado esperado. E o 5W2H irá oferecer os melhores caminhos para o sucesso da sua tarefa!

Para te ajudar a entender melhor todas as vantagens do 5W2H, preparamos esse guia completo com o máximo de informações sobre essa ferramenta que irá facilitar o controle dos planos de ação da sua empresa. Confira!

Cinco dábliu dois o quê? Como assim?

Nós sabemos que 5W2H é uma sigla que pode causar um estranhamento logo de cara. Mas essas quatro letrinhas podem facilitar muito o cotidiano da sua empresa!

O 5W2H nada mais é que um checklist de atividades que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza e eficiência por todos os envolvidos em um projeto.

A sigla corresponde a sete diretrizes capazes de eliminar quaisquer dúvidas que podem surgir no desenrolar de um processo ou atividade. Entenda:

 

  • What (O que será feito?)

 

Indica o que será realizado – objetivo, meta ou tarefa a cumprir.

 

  • Why? (Por que será feito?)

 

Esse ponto é a justificativa do projeto. O gestor precisa reunir as razões que levaram a proposição do que será feito.

 

  • Where? (Onde será feito?)

 

Indica o local ou setor no qual o projeto será realizado.

 

  • When? (Quando?)

 

Esse ponto corresponde a indicação dos prazos para que o seu projeto seja resolvido. Se a produção envolver etapas, é importante estabelecer prazos para a realização de cada uma delas.

 

  • Who? (Por quem será feito?)

 

Nesse item o gestor deve responder quem fará o quê, ou seja, definir os responsáveis pelo cumprimento de cada etapa do projeto.

 

  • How (Como será feito?)

 

Defina as ações que serão desenvolvidas para o alcance do seu projeto.

 

  • How much (Quanto vai custar?)

 

A etapa final do 5W2H é a análise do caixa, ou seja, o planejamento de quanto será gasto.

Com a resposta dessas perguntas, é possível ter um mapa de atividades indispensáveis para o sucesso de um projeto. Assim são identificados os caminhos para tornar a execução mais clara e efetiva.

O 5W2H é uma ferramenta extremamente útil na medida em que elimina qualquer dúvida ou receio na hora de colocar em prática um projeto.

Em um mercado cada vez mais competitivo, é vital que as empresas agilizem suas atividades a serem desenvolvidas por diferentes colaboradores e setores. E é isso que o 5W2H faz.

Um erro de transmissão de informações ou uma etapa sem ser delegada a um responsável gera grandes prejuízos para a empresa, como atrasos, equívocos e mais.

O 5W2H permite organizar, em uma tabela, o resumo do que será feito, os responsáveis pelo desenvolvimento de cada etapa e por qual razão será feita aquela atividade. Em um segundo momento, é possível descrever o processo produtivo e os custos.

Quando aplicar o 5W2H na realidade da minha empresa?

O 5W2H ajuda muito na execução e no controle dos projetos da sua empresa. Isso auxilia na economia de tempo e recursos, afinal, as respostas da ferramenta sanam dúvidas e abrem caminho para a produtividade.

Com o 5W2H, é muito mais fácil atribuir as atividades de cada colaborador da empresa.

Mas você deve estar se perguntando: em quais situações é recomendável aplicar o 5W2H?

A ferramenta é útil para diversas situações, desde o lançamento de um novo produto ou serviço até a redução de custos administrativos, por exemplo.

Separamos alguns exemplos recorrentes de uso da metodologia 5W2H:

  • Elaboração de um novo planejamento estratégico empresarial;
  • Aumento da carteira de clientes da organização;
  • Manutenção de máquinas da empresa;
  • Organização do processo de recrutamento de novos colaboradores;
  • Planejamento de mídias sociais;
  • Plano de redução de custos de uma empresa;

Como utilizar o 5W2H?

O primeiro passo para utilizar a metodologia 5W2H é óbvio: responder às sete perguntas.

Vale lembrar que, independente do tamanho da sua empresa e equipe, ao 5W2H é válido. A ferramenta é muito útil para esclarecer o caminho mesmo daqueles que trabalham sozinhos.

Respondidas as questões, o próximo passo é elaborar uma tabela explicativa sobre o que foi planejado.

Uma boa alternativa para isso é o desenvolvimento de uma planilha no Microsoft Excel, definido uma coluna para cada uma das perguntas.

Vale ressaltar que na coluna do When (quando), é essencial aplicar uma data para início e fim da tarefa.

Outros espaços podem ser adicionados à planilha do 5W2H, além das sete tradicionais questões.

Dependendo do projeto, talvez seja interessante adicionar uma escala de desenvolvimento e acompanhamento, para atualizar o percentual de conclusão do projeto.

Uma coluna de observações também é conveniente para fazer comentários sobre cada etapa, como dificuldades encontradas, mudanças de percurso e mais.

Aplicar o 5W2H não é uma tarefa difícil. O trabalho, muitas vezes, está em encontrar as soluções exatas para os desafios propostos.

Um ponto de atenção muito importante na hora de adotar o 5W2H é o envolvimento da equipe.

O gestor precisa entender a perspectiva da equipe sobre a viabilidade de um projeto. Em cada uma das etapas do 5W2H, os colaboradores têm forte participação.

Portanto é fundamental expor a ferramenta 5W2H para todos que trabalham na empresa e estão envolvidos no projeto, justificando a utilização.

Veja um exemplo prático da utilização do 5W2H:

  • WHAT: Prospecção de clientes
  • WHY: Necessidade de aumentar a clientela e o lucro
  • WHO: Área de Vendas
  • WHEN: Data de início e término
  • WHERE: Online
  • HOW: Ações a serem realizadas
  • HOW MUCH: Custo de R$800,00

Esta é uma ferramenta muito simples, mas que tem alta eficácia na criação de planos de ação para qualquer atividade ou projeto.

Além de facilitar a comunicação entre todos os agentes de um projeto, o 5W2H é um ótimo instrumento para o controle de qualquer atividade por parte dos gestores.

Agora que você já conhece os benefícios do 5W2H, conheça o que é BSC e veja como essa metodologia também beneficia seus processos internos!



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