Cases

Dificuldades apresentadas na realização de um projeto de Levantamento do Ativo Imobilizado

 Categoria: Projeto Externo 

Temática Relacionada: Segundo Setor

 

Resumo

 O presente case tem o objetivo de demonstrar os processos que ocorreram durante um projeto de Levantamento do Ativo Imobilizado realizado pela Empresa Júnior, todas as etapas envolvidas no projeto e como essas ocorreram. Sendo assim, foram classificados os pontos de melhoria e as partes em que não ocorreram problemas.

 O case servirá de embasamento para auxiliar outros projetos similares e evitar que os mesmos erros sejam cometidos, gerando assim uma gestão do conhecimento sobre este projeto.

 

Introdução

 O projeto de Levantamento do Ativo Imobilizado possuiu o objetivo de auxiliar o cliente na verificação de todos os bens existentes na empresa, que possuem notas fiscais e, juntamente com as mesmas, os seus respectivos valores.

 Durante o projeto é realizada também uma minuciosa descrição de todos os patrimônios do empreendimento, tornando possível a realização de uma confrontação destes bens registrados com os existentes.

 A partir da prestação do serviço, foi possível fornecer ao contratante as informações necessárias sobre a situação patrimonial de sua empresa, para que o mesmo possa melhor avaliar a entrada e saída de todos os seus bens, para que exista um maior controle sobre perdas, roubos ou danos dos mesmos.

 

Desenvolvimento

 1. Necessidade do cliente

 A empresa contratante procurou a contratada com objetivo de auxiliar na verificação de todos os bens existentes na empresa, que possuem notas fiscais e, juntamente com as mesmas, os seus respectivos valores. Essas informações foram solicitadas devido a uma auditoria que a contratada iria receber.

 Após a exposição das necessidades, foi apresentada uma proposta de Levantamento do Ativo Imobilizado (que supriu todas as vontades do cliente) e posteriormente foi concretizado o fechamento do projeto.

 

2. Metodologia Utilizada

 O projeto de Levantamento do Ativo Imobilizado realizado foi o maior em toda sua história, devido ao valor financeiro do contrato e fator da designação de 6 (seis) Consultores e 1 (um) Gerente para o desenvolvimento do mesmo. Dentre os consultores, um deles já havia realizado, no ano anterior, um projeto similar. Desta forma, este foi nomeado Consultor Sênior, sendo de suma importância no auxílio de gerenciamento de pessoas e cronograma do projeto.

 O projeto contou com um total de 6 (seis) etapas de execução, sendo elas: Planejamento Interno, Elaboração de Planilhas Eletrônicas, Contagem do Ativo, Confrontação de Bens, Elaboração do Relatório Final e, por fim, Etiquetagem dos Itens. As quais destrinchadas abaixo:

 Na primeira etapa executada no projeto, os consultores foram capacitados pelo Gerente através da Instrução de Trabalho de Levantamento do Ativo Imobilizado (documento interno da EJ) e realizaram também um planejamento das demais etapas que iriam acontecer (análise de riscos e divisão de atividades).

 A etapa seguinte realizada foi a de Criação de Planilhas Eletrônicas. Em primeiro lugar, foi confeccionada a Planilha Matriz (anexos 1 e 2), que busca criar um controle para todos os bens contabilizados durante o projeto, ou seja, esta passa a ser uma referência para o desenvolvimento do mesmo, pois todas as informações serão lançadas na própria. Nesta planilha, foi segmentado todo o empreendimento do cliente em prédios, centro de custos, setores e as salas do Hospital.

 Também foram desenvolvidas mais duas Planilhas Auxiliares, uma delas contendo todos os itens contados dentro do Hospital e na outra todas as notas fiscais entregues pelo cliente, porém estas planilhas só foram utilizadas na realização da etapa de confrontação de bens e não foram entregues para o cliente. Logo após, foi elaborada a Planilha de Observações (anexo 3), cuja função era conter o resultado da etapa da confrontação de bens. É importante ressaltar que esta foi uma das planilhas entregues para o cliente. Essas planilhas foram criadas pelo Consultor Sênior do projeto, devido à sua experiência, e os demais membros tinham a função de alimentá-la. A etapa foi concluída sem dificuldades devido à capacitação dos membros na ferramenta Excel e por ser exclusivamente voltada para a facilitação do andamento do projeto.

 Na terceira etapa foi criada a Planilha de Contagem (anexo 4), na qual continha os mesmos campos de preenchimento da Planilha Matriz. Os membros utilizaram desta planilha para fazer a contagem do ativo diariamente no Hospital, a qual foi padronizada pela descrição dos objetos, otimizando assim o trabalho. Foram criadas duplas entre os integrantes do projeto, sendo que essas foram divididas por funções, para que assim o processo fosse mais produtivo.

 A etapa da Confrontação de Bens inicia-se com a alimentação das planilhas de itens contados e das notas fiscais que foram criadas anteriormente. Novamente os membros foram divididos em duplas, foi estabelecida uma legenda com o intuito de facilitar a visualização e prevenir os erros. A partir disso, as equipes começaram a fazer a confrontação, que consiste em comparar a relação dos itens e das notas fiscais. Posterior a esse processo, a equipe do projeto preencheu a Planilha de Observações com os resultados dessa confrontação.

 A etapa da Elaboração do Relatório Final foi dividida, de modo que cada membro ficasse responsável por escrever um texto explicativo referente ao projeto, contendo as planilhas eletrônicas que descrevem todos os bens contabilizados, informando cada etapa do projeto e fazendo as considerações necessárias para o contratante.

 Na última etapa do projeto, foram etiquetados todos os bens contabilizados durante todo o projeto. Para isso, os consultores utilizaram de etiquetas e papel contact.

 

3. Diferencial para o Cliente

 Com o objetivo de superar as expectativas do cliente, a Empresa Júnior realizou um diferencial, que constituiu em demonstrar a depreciação dos bens que foram confrontados. Para essa etapa, foi criada uma Planilha (Anexo 5) com fórmulas de depreciação para que o cliente pudesse estar sempre preenchendo de acordo com os novos bens adquiridos.

  

4. Dificuldades Internas da Empresa Junior:

  • O conhecimento na elaboração das planilhas eletrônicas ficou retido somente para o Consultor Sênior;
  • A Planilha Matriz teve que ser alterada várias vezes, pois o Hospital era muito grande e o mapeamento não era realizado de uma forma adequada;
  • O cansaço físico dos membros gerou um stress de uma forma geral na equipe, ocasionando na desmotivação e queda de desempenho. As notas fiscais apresentavam uma descrição muito simples, o que dificultou na identificação de qual objeto a nota faz referência;
  • Foram criadas abas separadas para alguns itens, pois não havia possibilidade de estar realizando a confrontação dos mesmos;
  • A etapa de Confrontação de Notas foi a que mais desmotivou a equipe do projeto, pois o cansaço mental gerado foi muito grande, devido à dificuldade na confrontação e na quantidade de itens;
  • Ocorreu um problema quanto à comunicação interna da equipe e o Consultor Sênior não realizou uma correção final do projeto;
  • As etiquetas utilizadas não eram adequadas e os membros ficaram desmotivados devido a grande sobrecarga de tarefas e ao tempo escasso para a realização.

 

Conclusão

 Após o termino do projeto, os membros conseguiram coletar várias informações e, a partir disso, puderam esclarecer as dúvidas do contratante. Apesar de a realização de um Levantamento do Ativo Imobilizado ser um trabalho longo e bastante operacional, a equipe ficou satisfeita pela experiência que o projeto proporcionou e o conhecimento gerado por este.

 A Empresa Júnior em questão conseguiu atender as necessidades apresentadas pelo cliente, apesar das dificuldades encontradas. O projeto trouxe um grande benefício financeiro para a empresa.

Anexos:

Anexo 1
Rafhael - Anexo 1

 

 

 

Anexo 2

Rafhael - Anexo 2

 

 

 

Anexo 3

Rafhael - Anexo 3

 

 

 

 

Anexo 4

Rafhael - Anexo 4

 

 

 

Anexo 5

Rafhael - Anexo 5