Mapeamento de Processos: o passo-a-passo para otimizar sua empresa

O termo mapeamento de processos pode gerar um certo receio quando ouvido pela primeira vez, afinal, o que são esses tais de processos que tanto precisam ser mapeados?

Mas não fique com medo não. Essa técnica só tem a ajudar a sua empresa na hora de alçar novos vôos e conquistar seu espaço no mercado.

Ficou interessado? No artigo de hoje vamos explicar o que é mapeamento de processos e o passo-a-passo para mapear os processos da sua empresa.

O que é mapeamento de processos?

Mapeamento de processos é uma técnica utilizada para identificar e entender como uma empresa funciona como um todo.

Sabemos que uma empresa é formada por processos e eles precisam ser gerenciados através de uma boa gestão, mas como saber se tais processos estão sendo efetivos?

Para isto serve o mapeamento de processos, em que são estipuladas todas as etapas envolvidas para chegar em um objetivo final, seus responsáveis, prazos e recursos.

Dessa forma, torna-se possível enxergar com clareza os processos e onde eles ainda precisam ser melhorados para uma melhor gestão.

Por que o mapeamento de processos é importante?

O mapeamento de processos organiza todos os passos-chave para que a empresa funcione bem. Através dele é possível olhar criticamente para o processo de forma a otimizá-lo.

A otimização dos processos dentro de uma empresa é essencial para o seu crescimento, uma vez que, conforme a empresa vai evoluindo, muitos processos se tornam obsoletos, servindo apenas para engessar a gestão da organização.

Além disso, com uma gestão eficiente de processos, a empresa tem mais chance de inovar e se destacar frente à concorrência.

Em momentos de crise, fazer um bom mapeamento de processos pode ajudar, pois muitas vezes os grandes gaps da organização estão em processos mal desenhados.

Ao identificar esse tipo de problema, é preciso redesenhar os processos, repensando a melhor forma de atingir o objetivo final e modificando os procedimento que forem necessários para isso.

Como mapear os processos da minha empresa?

Para mapear os processos da sua empresa é preciso pensar estrategicamente no fluxo de informações daquele processo.

Lembrando que cada processo deve ser mapeado individualmente, por isso, se você precisa mapear 4 processos, os próximos passos devem ser repetidos para cada um deles.

Passo 1: responda as seguintes perguntas

Para começar o seu mapeamento de processos é preciso ter algumas respostas em mente, por isso, responda as perguntas que faremos a seguir.

Qual é o objetivo desse processo? Para que ele existe?

Esta é a sua primeira missão na hora de fazer um mapeamento de processos. Afinal, se ele não tem um bom objetivo ou motivo para existir, por que ele ainda está na sua empresa? 34

Se algum processo na sua empresa não tem um objetivo, então ele não deve existir.

Por isso, ao fazer seu mapeamento de processos, descubra primeiro qual é o objetivo daquele processo para a sua organização.

Quais são as saídas desse processo?

Saídas são as entregas que ocorrem ao final do processo. Elas também podem ser chamadas de “outputs”.

Essas saídas não precisam ser necessariamente coisas físicas como um produto –, mas também gráficos, aprovações, dados, resultados etc.

Identifique todas elas.

Quais são as entradas desse processo?

Já que os processos têm saídas (como já vimos), obviamente ele também tem entradas, os chamados “inputs”. Esses inputs são todos os elementos modificados durante aquele processo.

Eles são indispensáveis para que as saídas possam existir. Sem entradas não há saídas.

São consideradas entradas: matérias-primas, dados, produtos já finalizados que sofrerão novas alterações, etc.

O processo sempre se iniciará com o recebimento das entradas e terá seu fim com a entrega das saídas.

Quais são os componentes desse processo?

Componentes são todos os elementos que auxiliam na transformação de entradas em saídas. Eles podem ser ferramentas, métodos, máquinas, recursos humanos, entre outras coisas.

Os componentes também precisam ser identificados para um bom mapeamento de processos.

Quem é o cliente desse processo?

Agora é a hora de identificar os clientes do seu processo. Isso é importante pois o cliente deve ser o principal beneficiado com a conformidade do processo.

Pense aqui qual é o cliente beneficiado com aquele processo e qual é a sua trajetória. Ressalte aqui os pontos-chave de interação com o cliente, ou seja, onde acontece a percepção de valor.

Quem são os fornecedores desse processo?

Os fornecedores são os responsáveis por fornecerem as entradas do seu processo. Eles podem ser de duas naturezas: os internos e os externos.

  • Internos: são funcionários da própria empresa que fornecem as entradas;
  • Externos: são outras empresas ou pessoas físicas que abastecem o processo com as entradas.

Tendo sido respondidas todas as perguntas, vamos agora aos próximos passos.

Passo 2: desenhe e documente seu processo

Para o mapeamento de processos acontecer de fato é preciso desenhá-lo e documentá-lo.

O desenho deve ser feito utilizando um fluxograma, onde estarão desenhados o início e o fim do processo, além de todas as etapas que acontecem nesse meio.

O fluxograma é um método de enxergar o processo como uma visão ampla, muito útil para o entendimento do processo como um todo.

Entretanto, você pode detalhar melhor os processos através de Instruções de Trabalho, onde estará documentado o passo a passo do processo de maneira bem mais detalhada.

Passo 3: Identifique onde seu processo pode ser otimizado

Aqui está o grande benefício do mapeamento de processo: a otimização. De que vale gastar todo esse tempo desenhando um processo se ele vai continuar com as mesmas falhas?

O segredo é olhar criticamente para o seu processo, identificando em quais pontos ele pode ser melhorado.

Há alguma etapa que pode ser mais rápida? O processo tem algum gap? Há alguma forma de economizar tempo e/ou dinheiro? Todos os procedimento são necessários?

Responda essas perguntas junto com a sua equipe para que, juntos, vocês pensem nas melhores soluções para os problemas encontrados.

Algumas ferramentas que sua empresa pode usar para auxiliar na sua gestão são a Matriz Gut e o 5W2H.

A Matriz Gut classifica os problemas da sua organização por gravidade, urgência e tendência. Enquanto o 5W2H ajuda no planejamento e na avaliação dos riscos, através das respostas a 7 perguntas: o que, quando, onde, quem, por que, como e quanto vai custar.  

Agora que você já sabe como fazer o mapeamento de processos na sua empresa, que tal aprender a fazer um organograma efetivo para a sua organização? Isso certamente ajudará na conformidade dos seus processos!



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